問題解決にメールをどう使うか?

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この相談サイトは、メールによるご相談を受け付けることを、まずは前提にしていますが、メールのみによって問題解決へのサポートが十分にできるわけではありません。メールはあくまでも問題解決の第一歩であり、きっかけにすぎません。メール相談のあとは、直接ご相談に応じることを念頭に置いています。しかしこの第一歩を踏み出すことが、実はとても大切でもあり、また、そのハードルがとても高く感じる方もおられます。そのため、そのハードルを、メールを使うことで多少なりとも低くすることができれば、という気持ちで、メール相談を前面に押し出しています。

さて、このサイトのメール相談の考え方はさておき、問題解決のツールとして、メールは非常に便利な一面をもっているのですが、その意思表示が一方通行であること、文字のみによる意思表示であることなどから、極めて誤解の多い媒体でもあります。就業規則や契約書面などの文言確認などにはうってつけですが、微妙な感情の入り組んだトラブルを解決するためのコミュニケーションの手段としては、リスクが大きいものと考えておく必要があります。

面と向かって、あるいは少なくとも電話などで声が聞こえれば、簡単に解決する問題が、メールを使ったためにあらぬ誤解を招き、問題がこじれてしまうことは決して稀なことではありません。ですから、もしメールを使う場合には、日程調整や事実の確認程度にとどめ、何らかの意見表明をする場合には、これが一方的な意思表示であり、誤解を招く可能性が高いことを念頭に、慎重な文面に心がける必要があります。とくにメールなのか会話なのか、その境界線が無いようなLINEなどで、トラブルが多いのはこのためです。LINEはあくまでもメールである、という認識が、トラブルを避けるためには大切かと思います。

以上のように、メールのみによってトラブルの問題の解決を図ることは、リスクも高く、また、解決に至る可能性が低いだけでなく、むしろこじらせるおそれがある、と考えなければなりません。

しかし一方で、こちらがそう思っていたとしても、トラブルの相手方が、直接の話合いに応じないということもあります。もちろん不当な意図をもって威圧的に抑え込むような話し合いが設定されるなどは論外ですが、せっかくの話し合いによる解決の機会があるにも関わらず、これに応じないということは、問題解決のチャンス、タイミングを自ら逸しているわけで、問題解決に消極的と判断されても致し方ありません。

また、メールのやり取りのみで、すでに認識に大きな違いや誤解があるにもかかわらず、それでもなおメールによるやり取りを続けようとする方もいますが、おそらく、その方は、コミュニケーションに問題があるか、あるいは意図的に問題解決を避けている可能性もあります。こうした場合には、メールによるやり取りは中断し、直接話し合うことを強く求めることが、まずは肝要でしょう。

目の前にいる同僚ともメールでしかコミュニケーションがとれないようでは、トラブル解決以前に「コミュニケーションの問題」が大きく立ちはだかっていることを認識しなければならないと思います。

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